仕事が速いのは、別に人間が瞬間で動いているわけでなく、単純に段取りである。

これは、一日の限られた時間をどう組み立てるかにかかっており、気づいたら仕事が終わっている仕組みを作るしかありません。


日々の出来事で一番何が大変か考えたところ、書類に宛名を書くといった作業。
日頃の宛名は事務員にすべてお任せであるんですが、それ以外の荷物の伝票などはさすがに作業量も多いので、今はプリンタに専用用紙をストックして普段使う宛先に限って言えば、わずか1分程度で完了します。

環境整備が大事な点は、ここ数ヶ月ずっと申し上げています


今月からラベルプリンタを導入したのですが、ほぼ毎日のように稼働している事を考えるといかに、宛名を書く作業が多かったかを物語る一つのエピソードです。

今の調子でいけば、もう一つ導入はほぼ確実で、ますます手書きが無くなりそうです。

私はIT企業として、もっぱら取り組んでいる事は、可能な限り「自社」で試験導入を行う事。

自分の会社で導入できない機器やサービスを他人へ提案するのは無責任という考えに基づきます。
私にとって自分が知らない事・わからない事を他人へ説明するのは非常に悩ましく、導入した結果相当な重荷になっている部分もある一方、効率が上がったケースもあります。

Apple iPadに限っていえば、私自身はほとんど使いこなせていません。

使用頻度ももっぱら、顧客へのプレゼンテーションがメインである為一日のほとんどを鞄の中で過ごしている状況です。

本当に必要なサービスって何か？改めて考えると、意外な答えがあります。

無駄をそぐとそこには本質が残る。


限られた時間を有効活用する工夫は、単純作業をどれだけシステム化・自動化する事ができるか？
と私は考えます。

システム化を導入するきっかけは、「手作業の限界値」を知る事。

口で言うほどたやすい事でありません。

効率化につながるヒントがある様に思えてしかたありません。

効率化

私がライフワークとして取り組んでいることが「業務効率化」

この業務効率化は人によって違うし、自分のところでできてもほかではとうてい無理という事案もあります。
業務効率のポイントは、「経営資源の投入」をどううごかすか？と思うのです。


私の仕事を一つとっても、パソコンのサポートという外出先での仕事も勿論ですが、実際は事務所でのデスクワークが非常に多く、ラベルプリンタを毎日動かしている事を踏まえてもいかに「事務処理」が多いかを物語っている現実があります。

業務効率の手法に王道はありません。

一つ一つの業務に「不便」さが出ているところが改善のポイントだと考えます。

ラベルプリンタ一つとっても、最初は「いるのか？本当に」と言うところに破れかぶれで導入した経緯があります。

決して「便利だから」と言う事ではありませんでした。

導入して早半月が過ぎますが、実際無ければ不便だという状態になってきたのは非常にうれしい限りで、来月にはさらに機器を増設して環境をさらに充実させる計画です。

業務効率を上げてコストが下がるとは限りません。

逆にコストが上がるケースもあります。それでも、導入すべきと考える背景には効率はお金で換算すべき考え方があるからです。


まずは何でも「手作業」に徹する。

手作業で何とかなるものは「効率化」の必要がないと言う事。
手作業で追いつかなくなったとき「導入」を検討する。
導入後、効率が上がれば「成功」と言う判断です。

これが絶対では勿論ありませんが、今後導入するか迷っているときの判断材料にしてみてはいかがでしょうか？

効率化