会社の事務処理能力が限界値を超えるとすでに、何から手をつけてよいかわからない状況になる。

まぁこれはよくある話ですが
「道具は常に準備しておけ」

と私はいいます。


高度な事務処理能力は私も、もちろんですが今すぐに対応できることはそう多くありません。

多少のことは、すぐに対応できるよう日頃から環境を整え、整備をする。

もちろん至らない点も当然ありますが、そのあたりは時間をかけ、設備投資して準備する。


昨今、シェアハウスないし、シェアオフィスが流行っていますが、どうしても借りることに何らか抵抗ある私は、出せる範囲ないでできる最大のものを準備する。
そう心がけるのは、個人でも・小規模なオフィスでも準備するためには「コスト感覚」を持つことが大事。

事務処理はまさにそのあたりが問われる大きなテーマかもしれません。

事務処理能力

今年も後10日。

次々に迫り来る年末の大仕事が山積みの中、なぜか徹夜作業が多い。


おかしい。今年はあんなに暇だったじゃ無いか？


そう思ったのはどうやら自分だけだったようで、私の回りからは「おーくす君忙しそうだね」と言われるが、当の本人は意に介してない。それも無理は無い。今日は、先週の訪問できなかったところを補充出張した。

補充出張という言葉はやや語弊があるが、私の会社では、業務効率の一環で計画出張は月２回以内と決めており、今月はあと3回ほど予定があるから既に忙しい事は間違い無さそうである。


私のところは、事業規模からして回線設備ははっきり言ってオーバースペックだと思う。

電話回線が多い理由は、着信の為と言うより私が発信して回線が埋まるのを防ぐ事が主たる目的で、お客さまの為とかそんな理由じゃないところに理不尽さを感じるかもしれない。


事務処理能力について、実際のところ電話回線の設備と密接に関係している。

ＩＴ企業に限らず、ある程度の規模の会社では、電話＋ファクスという組み合わせで仕事をしているが、業態によってはファクスを持っていないあるいはＤ−ＦＡＸのような受信専用でまかっているところが多い事に気づく。

０５０ＦＡＸについても同様で、固定のファクス番号を持たないのは、なんだか後ろめたい気分がある。

機器整備についても同様で、いざと言う時に使えなければ意味が無く、電話にしても通信機器にしても同じ事が言えるのは実際、そういった背景があると考える。


事務処理の効率を上げる為には、道具の使い方をしっかり習得しなければいけない。


結局はそこに行き着いてしまうんですが・・・

事務処理能力