この話は、以前も取り上げた話題ですが

改めて書いてみたい。


準備8割は、お客さんがいつ来るかわからないところに対応できるよう
「いつでも準備」を怠らない。

実行2割は、「その場で対応できれば済む」

と考える。


しかしながら、実行2割のこの点に限って言えば、日頃から様々な研究・勉強をしなければいけない事情を持っている為、思うように行かないことが多い。


当日の業務に支障が出ない為には、空いた時間は常に「明日への準備」を続け、当日に慌てない為の工夫が必要だと言いたい。


もっとも、これは私自身にいえることであり、当日慌てて出かけて忘れ物が多い私にとってみれば、こういった準備は即、仕事喪失につながるので慎重にしたい。

こういうご時世だからこそ、「指さし確認」といった確認が必要だと思う。

マニュアルが万全とは言わないが、実情に応じたマニュアルは必要と考える。

準備実行 段取り

今日は朝から、某ＩＴ企業とのネットミーティングだ。


詳しい話をしたいので、カメラ付き端末を用意してほしい事になるが、メインで使っているパソコン(レッツノート）には、そんな機能が搭載されるわけでなく（注：現行機種には内蔵されています ）、パソコンに余計なソフトを入れるつもりなく「iPadはダメか？」と質すと「対応しているから大丈夫。しかし、使った事ないので保証はできない」との事。

そんな訳で、アプリをインストールして準備をした。

昨秋、iPhoneのキャンペーンの一環で購入したiPadですが普段はミュージックプレイヤー兼メールチェッカーの役割で使っている。

逆に言えばこういったデジタルデバイスをしっかり使いこなすべきじゃないかと思う。
実際に使ってみると予想以上にパフォーマンスが良く、便利だった。


しかしそのやりとりの内容は、先日 取り上げた話題は記憶に新しく、このときに話した内容と何ら差違は無くむしろ呆れた事がある。

顧客の手前、セキュリティの良い鍵付きの鞄に入れて、事務所での保管も金庫が必要という話にはさすがに呆れてものが言えなかった。


個人情報保護が求められている昨今、データの持ち出しも制限されている中、顧客から預かったデータに関しては、原則論として持ち帰らずスキャンしてデータ化した物を送るのが一般的になっている。

この手法は、携帯ショップにおける契約が既に店舗にはデータはスキャンのみで記入書類に関しては顧客返却で終わりと言うのは、既に10年近く前から行われている事である。


業務単価から時間単位のコストを割ると時給300円。その中から、通信費・交通費・その他労務経費を差し引けば最低労働賃金は軽く下回る。

結局、社内で検討した結果お断りする事になった。


私の会社において、一件の仕事をこなす為に半日費やす事は難しい。さらに、長崎市内における業務案件をもれなく受託できる保証は無く（抽選で決まるという）これもやはり頭の痛い件ではないだろうか。


安定した仕事は欲しいのは誰もが同じ希望を持っている。

しかし、労働条件に照らし合わせれば到底看過できる訳も無く、その背景には同業者の価格競争があるのを忘れてはいけない。



さらに驚いたと言うより、無理と感じた決定的になった件は次の通り

月一の棚卸、半年ペースで講習会（終日）、年一で立入り監査。と言う事が義務づけられると言う。
書類が多いのはまだしも、もう少し業務の効率化をあげる施策はないのか？と思う位で、聞けば聞くほどうんざりした。


最後のオチとしては、「わざわざこんな事をネットミーティングでするべきか？」という点。

「電話でいいんじゃねーか。普通に」と思ったのは言うまでもありません。


資料の文字が小さくて見づらいから・・・と言う下りは、iPadを使えば、必要な箇所をズームイン・ズームアウトできるのでへっぽこ資料であってもきれいにアウトラインで表示されるから重宝した。

これをパソコンで見ていたらこういった芸当はできなかったので、説明者はパソコンであっても、参加者はiPadが良いのではないかとおもった。

iPadのもう一つのメリットは、スピーカーとマイクが内蔵されている点だ。


たったこのネットミーティングをする為に、カメラとマイクのヘッドセットを購入するつもりは毛頭無く、スカイプを始めオンラインミーティングはもっぱらiPadだ。

iPhoneも時々使うのだが、電話で使うよりメモ入力がほとんど。


さて話を戻そう。
こないだと同じ話を延々と聞いた挙げ句に、いろいろな資材が必要。準備はこちらで負担。
次から次に出てくる条件をそろえるだけでうんざりしたのは言うまでもありません。

書類が多い事は良くある話ですが、特に個人情報云々を申し上げるならまずは

「ペーパレス」でやりとりを進めるべきじゃ無いかと思う。

サインに関してもiPadがあれば、その場でサインすれば電子的に残るし、書面に関して言えばファクスや写真を撮る等方法で原本を残す配慮は必要と思う。


エビデンス（証拠）とか、リスケ（リスケジューリング・予定の組み直し）などの用語一つとっても、業界用語として蔓延している。
果たしてこういった言葉を社内では平然と使い、顧客には「わかりやすい言葉で対応」をと言うのはいささか無理がある様に思う。

改めて業務改善に向けた対応を今後考えて行かねばいけない。そう考えさせられた今日この頃です。

ネットミーティング

やはり、業務を他社から移管する事になれば、色々な弊害があることは仕方ありません。


レンタルサーバー会社は、年々契約方法が多様化しており、主として次のような傾向にあります

１：契約は基本的に銀行振込限定（年間一括・３ヶ月など）

２：契約はクレジットカード決済限定（月払い）

３：契約はオンライン電子マネー・コンビニ決済（先払い制・プリペイド）

などと契約の方法が多様化しており、その中でも「解約」に関する問題は非常にシビアです

サーバー会社において、サービスの解約手続きほど面倒で且つ・あまり引受はしたくないものです。

しかし、手続きをフェアに行わなければ、悪評がたち利用者は減少の一途をたどる事になりかねません。


今回起きた２つの事例を紹介します

１：ドメインは別の管理機構・サーバーのみの契約の会社の場合

　他社へ移転をしてドメインの管理が全く行われていないＡ社は、契約者が利用していないにもかかわらず、毎月数千円の利用料のみが課金される状態。契約者は、新しい会社への支払いと考えていたが実態は単なる払い損になっている事

２：ドメインとサーバーを包括管理している会社の場合

　ドメインを他社へ変更しようと解約を申し出ると、１年単位での契約となる為、数ヶ月分の利用料を違約金として支払う必要がある。
　支払いを拒むと、ドメインを廃止させると言う条項


本来であれば、あり得ない事ですが、この様に契約する会社が数社に分散され、どこにどういう支払いを行っているか実情をつかめない場合、払い損となったり、本来払う必要がある費用を無視したりとその問題は様々です。

私達にとっても、この様な事にならないよう細心の注意を払う次第です。


やはり、解約こそシンプルにわかりやすい形態をとるべきであると思いますが、現実は「不正解約」などでトラブルを起こした会社になれば、なるほど解約に関する手続きは煩雑で厳しいように思います。

今後も他社の動向を見ながら、良いサービスにしなくてはと身の引き締まる思いです。

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