仕事に順位あり、段取りに仕組みあり

というわけで、優先順位の考え方は至ってシンプルだと痛感させられる。


私自身は、仕事の優先順位をあまりつけずに取り組んでいる？訳でなく

「先にこなすべき仕事」「後でもよい仕事」の2つで行っているが、いかんせんすぐに取りかかる仕事はあまり多く無い。


予定を決めている仕事については、仕事の納期を逆算してどのタイミングで行えばよいか決めればよい。
むしろ、急いで行ってミスをするくらいなら余裕もって取り組んだ方がずっとましであるからである。


抱えている仕事の分別は次の３つに分けられる
「Ａ）今すぐ」
「Ｂ）明日でもよい」
「Ｃ）＊＊日までに」

という風に仕事の期限が定められている。

順序的に、Ｂ）、Ｃ）、Ａ）とあれば、依頼順にするのが本来だが、作業効率的に今すぐの案件を先にしつつ、Ｂの案件を次に、そして期限が別途定めてる分をこなすでよい。

この当たり前の事であるが、実際のところは「作業のボリューム」もある。

期日は確かに大事だが、すぐに終わる案件をいつまでも抱えて仕事するのは精神衛生的によくない。

すぐに終わらない案件ほど、最初に片付ける方がよく、経験上

今すぐの案件ほど、「かんたん」な事案が多く、優先順位からみても「後回し」で片付けられるといってよい。

期日を決めている案件ほど、早めに終わらせる方がいい。


そうしなければいつまでも終わらない。

どうやら・・・・自分に言っているようだ。

優先順位

日々の仕事が忙しいと言えるうちはまだ良いと思いつつ

今日は一日、社外で営業でした。

ホームページの制作に関する仕事と思いつつも、蓋を開けてみれば根本から違う仕事になってみたりと

こなす課題は、まだまだと言ったところです。


さて


こなす仕事の優先順位をつけるにも、まだまだ頭を痛める事が増えてきました。


近年、仕事の難易度が急激に上がっており、それ故に「失敗」が許されなくなったような感じすら受けます。


仕事の優先順位を考える時にきました。
さらなる効率化を図らなければ行けません。


悠長な事が言えなくなりました。

優先順位 仕事

私のような、個人事務所はとにかく、緩急の激しい所で、年中忙しいならば人を入れてとなるのですが、暇なときはほとんど電話も鳴らない程、のんびりしたところです。


さて、私自身は、お客さんからの問い合わせをレベル分けして常に考えております

電話で問い合わせを頂くお客さんの半数以上が、緊急性のない問い合わせである事が多いですが

逆にメールで頂く上で、「時間が合うときに」という趣旨の内容の場合、９０％以上が、緊急性を要する事が多い事に気づかされます。


あまのじゃくに取られそうですが、急げという内容ほど、緊急性に乏しい事が多いと言いましたが、全く無いといえば、嘘になります。

これは、問い合わせの頻度等により、「緊急性」があるかどうかを判断する材料になるのです。



そうした中で、私も人間ですから、どうしても、優先順位をつけざる得ない事があります。


救急医療の中で「トリアージW」というタグがあります。

これは、緑から黒までのカードに患者名と診断者名を記入するようになっており、診断者が状態を見て、カードをちぎり、優先的に対応する事を行う、災害救急における方法で、レベル３が「軽傷」、レベル２が「重傷」、レベル１が「重篤」、レベル０が「死亡」という判断を行うものですが

日常業務においても、トリアージと同じ事を行う事は多々あります。


私の会社ではお客さんには電話は「事務所」へ連絡頂く事をお願いしているのは、このトリアージに関する考え方とも言えます。

つまり、「緊急性」を要しない場合は、「＊＊までに連絡」というスケジュールを事務所で行い、緊急性を要する場合は、その段階ですぐに私が応対し、必要に応じて出張対応という仕組みを作っています。


その中で、書類作成や事務処理など一定の期限を持っている事案については、期限に遅れないようにすれば良いだけで、優先順位は下げても支障は無いと思われます。



仕事を届いた順に行う事は大事ですが、遅れそうな場合は、遅れる事を明示した上で、仕事をこなさなければ


いつまで経っても、仕事が片づかず、取りこぼしたり、約束を果たせなかったりとその顛末は悲惨なものです。
私の場合は、人に頼むのが苦手と言うより、アテにしても反故される事が多いためか、あまり頼む事をしなくなりました。


そう考えたとき、「手空きの時でかまわないから、連絡よろしく」と言う頼み方をする人ほど「本当は急いでいるが、気の毒で言えない」という事も多くあります。

中には、言葉通り受け取っていつまでも連絡しない業者が多いのも事実で、先月から依頼している事案がありますが、未だに音沙汰がなかったり、送ると言いながらも、結局届かなかったりすることが後を絶ちません。

連絡がない会社のうち、いくつかは今後の取引が無くても困らない所ですが、中にはどうしても困る所がある為、催促しなくてはいけないように思う今日この頃です。


このように、救急事情に限らず日々の業務においても「優先順位」をしっかり見極める事が、限られた時間を有効に使う、効果的な方法に思えてなりません。

優先順位 トリアージ