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後納郵便と集配業務の基本的な仕組み

自称日本郵便研究員のおおくすです。

さて、日頃から疑問(?)な後納郵便の仕組みについて、私見を交えながらご紹介。
これは、長崎支店をベースに説明していますが、他の支店も基本的には同じ流れをくんでいますので、多少のローカライズはご容赦ください。

郵便物の主な流れ

郵便物の主な流れ



私の会社では、後納郵便を使っており、どういう場合に使うかといえば

1:緊急性を要さない郵便物(定期配送)
2:大量に発送する郵便物
3:消印を押さない発送をする場合

です。
逆に、消印が必要な場合は、必ず切手を貼って出す必要があり、いわゆる「消印有効」のパターンであれば、後納郵便を使う事は好ましくありません。


郵便物を発送する場合、トラブルが起きて、送達日数を重視する場合、どうしても考えなくてはいけないのは

「いつどのタイミングで郵便物を差し出したか」という事です。

すなわち、一日も早く郵便物を届けたい場合、いつのタイミングで郵便物が発送されるかを知る必要があります。


郵便物を後納扱いで行っている場合、配達日数が1〜2日程度遅れる事はある意味織り込まなくてはいけません。


どうしても、当日発送を要請する場合は、午前中までに窓口へ持ち込む(いわゆる8−12消印)が絶対条件です。
この消印の郵便物は、原則当日中に発送する仕組みが組まれています。(通称:結束便)

当然ですが、後納郵便で集荷となった場合は、この結束便には該当しない為、仮に速達分が混じっていても、ポストなどの集荷便とは違い、半日〜1日程度のロスが出てしまいます。


特に郵便物の消印はある意味「絶対的な証明」を持ちます。
切手+手押しの消印は勿論ですが、切手に代えて、郵便証紙を使う事があります。

証紙を使う理由は、機械的に日付を印字したもので消印を押す必要が無い点で大変、便利です。



後納郵便のメリットであり、デメリットは「差し出した日を隠蔽(言葉は悪いですが)する」事が可能な点です。

これは、仮に今日(2012年6月22日)に差し出したとお客さんに伝えても消印がない為、本当に6月22日に差出証明はきわめて困難です。(勿論差出人を元に調べれば、一応可能ですが非常に時間が掛かります)

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発送受付時の日付印

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支店が請求処理をした書類


この2つの書類を見ていただきおわかりいただけますが、実際のパターンで行けば日付印で控えをもらっている書面は、私の会社が日本郵便の支店との協議の元作成してもらっている私製書類で、支店が発行している請求書類が本来還付される書面の一つになっています。

すなわち、この2点について申し上げれば仮に6月4日に差し出しても、配送証明に関していけば、実際は6月5日に消印発送しても、書類上は6月4日に取り扱ったとなり、数日のロスが出るのは当然と言わざる得ません。

つまり書面の作り方によっては6月3日に差し出したと言う書類を作成し、実際は6月5日に投函、発送は6月6日、事務処理は6月8日という時間差が成り立つのです。


これは、内部処理上の時間差アリバイのトリックですが、日本郵便が遅配等を起こす可能性は通常に窓口へ差し出し、切手を使って消印+領収証書を受領していればこういったごまかしはまず利きません。


逆に、こういったところまでを行った上で、遅れたとなれば郵便物には「消印」という証明が押印されている為、遅配になった場合は、日本郵便に対し相応の対応を求める事ができます。(郵便料金の返還等々については別として)

さらに、差し出しは領収証書で証明できる一方で、配達に関する証明はなかなか難しい為、現実は「簡易書留」を使う等、万全を期すのが相手に対する心遣いとして良いと考えます。

後納郵便は、通常郵便物と違い、配送時間の幅を持たせている「計画配送」郵便物に該当します。
これは、通常の業務において優先度がやや落ちる事を意味しますがその代わり郵便料金の割引がある、いわゆる「お得意様価格」という分類になります。

速達などの特殊扱い郵便物に関しては、「午前中配達便」を持っている区域は速達も同一タイミングで配送しますが、午後配達区域の場合は、速達のみ別便で配達する流れをくんでいます。

後納郵便は消印が押されない郵便物です。

消印が押されないと言う「メリット」と

— posted by at 11:00 pm  

私が後納郵便に移行したその理由

後納郵便を使うハードルは高く、利用頻度、用途などで審査を受けるのですが


私がどうしても、後納郵便にしたかった理由は次の事です

1:郵便窓口で切手が無く、持ち込む時「記念切手」を貼って差し出す郵便局がある事

2:額面が足りなくてたくさん貼るのが視覚的に嫌いだったこと

3:郵便利用の実績がなかなかわかりづらい為(経費的な面として)


特に、1に関しては、どうしても記念切手を貼りたいのであれば「別口」で買うから、郵便物には「証紙」を貼ってくれ。

と言わんばかりの事です。

この件だけは、どうしても未だに納得できず、売上のためならばもっとほかのやり方はあるだろうに。と思うばかりです。


2に関しては、定型郵便で送るならまだしも、定形外など額面が大きい郵便物の場合、どうしても切手が多くなりその都度購入していた点もあります。

3は、言うまでも無く「買掛金」にできるものは極力買掛金にしようと言う考えです(他意はありません)


いろんな事情を考えた際に、後納郵便にした事で様々な恩恵はあります。

ただ、事務処理などその一方で「後納郵便」では使えない「内容証明手数料」といった例外サービスもある事を知り、改めてサービスの難しさを垣間見た瞬間です。

また一つ賢くなりました

— posted by admin at 05:39 pm   pingTrackBack [0]

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